Đề án

CLB SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC BAN CHỦ NHIỆM Số: 02/ĐA-CLBKH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2012

ĐỀ ÁN

Hoàn thiện Cơ cấu tổ chức và Hoạt động của Câu lạc bộ

Sinh viên Nghiên cứu khoa học Học viện Hành chính

1.     LÝ DO LẬP ĐỀ ÁN

Câu lạc bộ Sinh viên Nghiên cứu khoa học Học viện Hành chính được được thành lập vào tháng 4 năm 2010 với cơ cấu tổ chức và hoạt động không ngừng được hoàn hiện và đổi mới từ đó cho đến nay theo định hướng và lộ trình cụ thể. Tuy nhiên, cho đến nay, cơ cấu tổ chức của Câu lạc bộ vẫn còn bộc lộ một số hạn chế đã kéo theo sự giảm sút về số lượng cũng như chất lượng các hoạt động chuyên môn.

Thứ nhất, theo lộ trình phát triển được xây dựng khi bắt đầu thành lập, Câu lạc bộ hiện nay phải bước vào giai đoạn phát triển, mở rộng. Song, do nhiều nguyên nhân đưa lại khiến cho Câu lạc bộ vẫn chưa tiến hành xong giai đoạn ổn định tổ chức.

Thứ hai, tôn chỉ cao nhất của Câu lạc bộ là tạo ra một sân chơi tri thức khoa học cho toàn thể hội viên có cùng sở nguyện. Do đó, nhiệm vụ hoàn thiện cơ cấu tổ chức lại càng phải được đẩy nhanh để hướng trọng tâm vào nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch, chương trình hoạt động chuyên môn, trang bị ngày càng đầy đủ và có chất lượng các kiến thức về nghiên cứu khoa học  và các tri thức chuyên ngành khác cho hội viên.

Thứ ba, Câu lạc bộ phải xây dựng một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh để vận hành theo cơ chế tự thân. Nghĩa là, trong cơ cấu ấy, sự vận động của bộ phận này sẽ kéo theo sự bắt buộc vận động của một bộ phận khác theo cấu trúc dây chuyền và vận hành có tính chu kỳ.

2.     MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA ĐỀ ÁN

Mục đích của Đề án là nhằm hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức của Câu lạc bộ theo định hướng khi thành lập nhằm tập trung phần nhiều thời gian hoạt động cho các nội dung mang tính chuyên môn, học thuật với sự tham gia của tất cả hội viên theo tôn chỉ lấy hội viên là nền tảng, là mục đích và là động lực cho mọi nỗ lực đẩy mạnh sự phát triển về chất lượng và mở rộng về quy mô hoạt động của Câu lạc bộ.

Đề án này khi được thực thi một cách nghiêm túc sẽ đem lại mấy lợi ích quan trọng sau đây:

Một là, đảm bảo lộ trình, định hướng phát triển Câu lạc bộ về mọi mặt.

Hai là, giảm tải các công việc có tính hành chính, hướng vào các nội dung hoạt động chuyên môn. Ý nghĩa này cũng không nằm ngoài nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ dưới góc độ là một tổ chức tự nguyện của những sinh viên có cùng sở nguyện, có cùng đam mê nghiên cứu khoa học và mong muốn có một môi trường rèn luyện kỹ năng, trao đổi, chia sẻ tri thức khoa học.

3.     NỘI DUNG ĐỀ ÁN

3.1      Thực trạng

3.1.1    Về cơ cấu tổ chức

Theo quy định tại Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Câu lạc bộ, cơ cấu tổ chức Câu lạc bộ hiện nay bao gồm:

Một là, toàn thể hội viên Câu lạc bộ với chức năng quyết định các vấn đề trọng tâm, cơ bản của Câu lạc bộ và giám sát, kiểm tra hoạt động của Ban Chủ nhiệm.

Hai là, Ban Chủ nhiệm với chức năng thừa hành và điều hành các công việc của Câu lạc bộ theo các Nghị quyết của Đại hội và những yêu cầu, nguyện vọng hợp lý khác của hội viên.

Thời gian qua (từ tháng 4/2012 đến 10/2012), các hoạt động của Câu lạc bộ trở nên đình trệ, thiếu đổi mới, sáng tạo đã kìm hãm và kéo lùi sự phát triển chung của toàn Câu lạc bộ cũng như từng hội viên. Một bộ phận lớn hội viên (50%) đã rút khỏi Câu lạc bộ, số còn lại tham gia sinh hoạt với tâm thế chán nản, rời rạc. Đây là nguy cơ lớn nhất đối với sự tồn vong của Câu lạc bộ.

Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã được các phiên họp Ban Chủ nhiệm và các Hội nghị Ban Chủ nhiệm mở rộng đã chỉ ra là do cơ cấu tổ chức chưa hoàn thiện do chưa được quan tâm thúc đẩy phát triển đồng bộ. Cụ thể là thiếu cơ chế giám sát trực tiếp đối với chức năng thừa hành và điều hành của Ban Chủ nhiệm đưa đến sự trì trệ, kìm hãm sự phát triển chung.

3.1.2    Về hoạt động

     Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Câu lạc bộ đã ghi nhận các hình thức hoạt động cụ thể và gần như đã được thực hành khá đầy đủ. Tuy vậy, trong hơn 2 năm qua, nội dung và phương thức hoạt động gần như không có đổi mới, chuyển biến, không có các sáng kiến mới.

Trong thời gian qua, tuy mục tiêu của các hoạt động nhằm trang bị đầy đủ và có chất lượng các kỹ năng nghiên cứu khoa học cho tất cả hội viên nhưng kết quả đem lại còn chưa đáp ứng được cơ bản. Đó là chưa kể đến các kỹ năng mềm khác cũng như những nguyện vọng của từng nhóm hội viên khác nhau.

3.2.         Phương án hoàn thiện

3.2.1    Về cơ cấu tổ chức

Để đảm bảo có một cơ chế cần thiết và thích hợp nhằm giám sát việc chấp hành Quy chế  tổ chức hoạt động của Ban Chủ nhiệm, cũng như tạo động lực hạn chế sức ì trong Ban Chủ nhiệm, nay đề xuất thành lập “Ủy ban Giám sát thực thi Quy chế” gọi tắt là “Ủy ban Giám sát Quy chế” thực hiện chức năng giám sát trực tiếp đối với Ban Chủ nhiệm trong việc đảm bảo chức năng, nhiệm vụ được giao và giám sát việc thực thi Quy chế của mỗi hội viên.

3.2.1.1   Nguyên tắc hoạt động, các thức thành lập và số lượng thành viên Ủy ban Giám sát Quy chế

Ủy ban Giám sát Quy chế hoạt động theo cơ chế tập thể, quyết nghị theo đa số.

Ủy ban hoạt động độc lập theo nhiệm kỳ 02 năm và lệch với nhiệm kỳ của Ban Chủ nhiệm 01 năm.

Ủy ban được thành lập do hội viên toàn Câu lạc bộ bầu vào tháng Tư các năm lẻ. Việc bầu cử phải tiến hành công khai, nghiêm túc.

Ủy ban bao gồm 05 thành viên mà không được đồng thời là thành viên Ban Chủ nhiệm. Trong đó, Ban Cố vấn cựu hội viên được tham gia tối đa 03 thành viên vào Ủy ban Giám sát Quy chế. Chức danh Chủ tịch Ủy ban Giám sát Quy chế phải do thành viên trong Ban Cố vấn cựu hội viên đảm nhận.

Trong phiên bầu Ủy ban, Câu lạc bộ chỉ quyết định số lượng thành viên Ban Cố vấn cựu hội viên tham gia vào Ủy ban và bầu trực tiếp các thành viên còn lại. Các thành viên Ban Cố vấn cựu hội viên cụ thể tham gia vào Ủy ban sẽ do Ban Cố vấn quyết định theo số lượng đã được Câu lạc bộ quyết định.

3.2.1.2   Quyền hạn và nhiệm vụ của Ủy ban Giám sát Quy chế

a)     Quyền hạn:

-         Đề nghị Ban Chủ nhiệm tiến hành các thủ tục cần thiết để kỷ luật các hội viên vi phạm Quy chế;

-         Ra quyết định bằng văn bản bãi bỏ các văn bản, các quyết định của Ban Chủ nhiệm khi có đủ căn cứ chứng minh văn bản hay quyết định đó trái với Quy chế, Nghị quyết của Câu lạc bộ. Trong trường hợp Quyết định bãi bỏ của Ủy ban là sai trái thì Ban Chủ nhiệm được quyền tổ chức phiên họp bất thường để hủy bỏ Quyết định đó nếu triệu tập đủ ít nhất chín mươi phần trăm tổng số hội viên và được ít nhất năm mươi phần trăm số hội viên có mặt biểu quyết tán thành;

-         Bằng văn bản, yêu cầu Ban Chủ nhiệm triệu tập phiên họp bất thường để kỷ luật các thành viên Ban Chủ nhiệm vi phạm Quy chế. Trong trường hợp Ban Chủ nhiệm không triệu tập được thì Ủy ban có quyền tổ chức phiên họp bất thường khi được ba mươi phần trăm tổng số hội viên trở lên hoặc một phần ba tổng số nhóm trưởng trở lên tán thành và triệu tập đủ tối thiểu chín mươi phần trăm tổng số hội viên. Các nội dung mà Ủy ban trình bày trong phiên họp được thông qua khi được quá năm mươi phần trăm tổng số hội viên có mặt ưng chuẩn;

-         Dự và tham gia ý kiến trong các cuộc họp của Ban Chủ nhiệm khi thấy cần thiết nhưng không được biểu quyết;

-         Giới thiệu tối đa 03 ứng viên cho nhân sự Ủy ban kế nhiệm.

b)    Nhiệm vụ:

-         Báo cáo trực tiếp định kỳ hàng quý trước toàn thể hội viên và đăng tải báo cáo định kỳ hàng tháng lên website của Câu lạc bộ về tình hình chấp hành Quy chế và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Ban Chủ nhiệm.

-         Không được can thiệp trực tiếp vào các công việc thuộc quyền hạn và nhiệm vụ của Ban Chủ nhiệm. Trong trường hợp Ủy ban can thiệp trực tiếp vào vấn đề tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ, của Ban Chủ nhiệm mà không có đủ căn cứ xác đáng; hoặc quyết định những vấn đề không thuộc quyền hạn của Ủy ban; hoặc làm trái với Quy chế thì Ban Chủ nhiệm được quyền triệu tập phiên họp bất thường giải tán Ủy ban để bầu lại nếu triệu tập đủ ít nhất chín mươi phần trăm tổng số hội viên và được ít nhất bảy mươi lăm phần trăm số hội viên có mặt biểu quyết tán thành.

3.2.2    Về hoạt động

Câu lạc bộ tiếp tục kế thừa những yếu tố hợp lý và phát triển thêm những yếu tố mới trong hoạt động. Các nội dung của từng hoạt động trong cùng 01 năm không được giống hoặc trùng nhau từ năm mươi phần trăm trở lên ; nội dung và phương thức hoạt động phải đáp ứng yêu cầu cơ bản là thu hút được tối đa sự tham gia trực tiếp của hội viên, qua đó không những trang bị mà còn rèn luyện kỹ năng cho hội viên.

Về phương thức hoạt động, Ban Chủ nhiệm có trách nhiệm phải xây dựng các phương pháp hoạt động khoa học, thu hút hội viên, phát huy tối ưu khả năng tập trung về mặt tư duy; địa điểm tổ chức các hoạt động cần đủ rộng, đủ an toàn, đảm bảo các yếu tố mới, sáng tạo và tự nhiên, hạn chế sử dụng môi trường nhân tạo, tốn kém năng lượng, tốn kém tài chính và tạo sự gò bó; thời gian tổ chức các hoạt động cần tính toán phù hợp với đặc điểm sinh lý, cân đối giữa nhu cầu về thời gian của hoạt động và nhu cầu của hội viên, không làm xáo trộn sinh hoạt thường ngày của hội viên, bố trí các khoảng thời gian có thể tận dụng tối đa nguồn năng lượng tự nhiên. Trong từng hoạt động, Ban Chủ nhiệm cần chú trọng việc tạo môi trường tương tác giữa từng hội viên hoặc từng nhóm hội viên với nhau.

Nội dung các hoạt động phải phù hợp với định hướng phát triển của Câu lạc bộ, chú trọng việc đáp ứng nhiều nhất nguyện vọng của hội viên. Đồng thời, nội dung phải an toàn, lành mạnh, trong sáng, phải phục vụ các đòi hỏi cụ thể, thiết thực trong việc học tập, nghiên cứu khoa học.

Ngoài những vấn đề nêu trên, để tổ chức hiệu quả các nội dung sinh hoạt cho Câu lạc bộ, cần đáp ứng các yêu cầu về số lượng hoạt động và khung thời gian cụ thể sau đây:

a)     Trong các buổi sinh hoạt định kỳ hàng tháng (trừ các tháng nghỉ tết, nghỉ hè và nghỉ lễ), Ban Chủ nhiệm có trách nhiệm tổ chức một hoạt động mới hoàn toàn về nội dung cho tất cả hội viên.

b)    Định kỳ hàng năm, Ban Chủ nhiệm tổ chức cho hội viên bảo vệ các đề tài nghiên cứu khoa học trong khoảng thời gian từ ngày 20 tháng 11 đến ngày 10 tháng 12. Hoạt động này không tính vào buổi sinh hoạt định kỳ hàng tháng.

c)     Định kỳ 02 tháng vào các tháng lẻ (tháng Một, Ba, Năm, Chín, Mười một), Ban Chủ nhiệm phải tổ chức một hoạt động ngoại khóa cho tất cả hội viên. Hoạt động này không tính vào buổi sinh hoạt định kỳ hàng tháng.

d)    Định kỳ 02 tháng vào các tháng chẵn (tháng Hai, Tư, Sáu, Tám, Mười, Mười hai), Ban Chủ nhiệm phải tổ chức một hoạt động thực hành kỹ năng hoặc tiếp cận thực tế cho hội viên. Hoạt động này không tính vào buổi sinh hoạt định kỳ hàng tháng.

e)     Vào mỗi tháng Chín, Mười, Ba và Tư, Ban Chủ nhiệm cho các nhóm đấu thầu 01 hoạt động bất kỳ phù hợp mục tiêu, nguyên tắc hoạt động. Hoạt động này không tính vào các hoạt động đã nêu tại các điểm a), b), c), d) của mục này.

4.     Lộ trình và nguồn lực thực hiện

4.1      Về cơ cấu tổ chức

Trong tháng 10 năm 2012, thành lập Ủy ban Giám sát thực thi Quy chế lâm thời cho đến tháng 4 năm 2013 sẽ tiến hành bầu Ủy ban Giám sát thực thi Quy chế chính thức nhiệm kỳ 2013 – 2015.

Việc thành lập Ủy ban lâm thời sẽ do Ban Chủ nhiệm xây dựng chương trình trên cơ sở có sự tham gia ý kiến của Ban Cố vấn và do toàn Câu lạc bộ quyết định.

4.2      Về hoạt động

Giao Ban Chủ nhiệm trong tháng 10 năm 2012 phải xây dựng hoàn chỉnh kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động theo Đề án này từ nay đến hết tháng 4 năm 2013. Từ tháng 11 năm 2012, bắt đầu thực hiện các nội dung được trình bày tại mục 3.2.2 của Đề án này.

Ban Chủ nhiệm chịu trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra việc chấp hành nhiệm vụ của các Ủy viên, các nhóm trưởng, nhóm phó và những người liên quan.

Ủy ban Giám sát chịu trách nhiệm giám sát, đốc thúc Ban Chủ nhiệm và định kỳ báo cáo kết quả với hội viên.

Đề án này được thông qua sẽ là một tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Ban Chủ nhiệm và các nhóm trưởng; đồng thời, là căn cứ chính thức cho việc tổ chức và hoạt động của Ủy ban Giám sát thực thi Quy chế.

Nơi nhận: -    Các Ủy viên Ban chủ nhiệm; -    Các Ủy viên Dự khuyết; -    Các Nhóm trưởng; -    Ủy ban Giám sát thực thi Quy chế; -   Lưu: CLBKH

BAN CHỦ NHIỆM